某公司在進(jìn)行財務(wù)核算時(shí)，發(fā)現備件庫問(wèn)題很多，通過(guò)與倉庫相關(guān)人員的交流，將存在的問(wèn)題進(jìn)行了歸集整理，試圖找到導致問(wèn)題發(fā)生的深層次原因，規范備件庫的財務(wù)核算體系，加快備件庫周轉率、提高資金利用效率，降低備件庫的資金占用。
存在問(wèn)題
1、貨品名稱(chēng)不規范，導致財務(wù)入賬錯誤、入賬難或賬實(shí)不符;
2、車(chē)間領(lǐng)用各類(lèi)網(wǎng)是否承包無(wú)相關(guān)部門(mén)認定，造成財務(wù)無(wú)法核算;
3、加工件，同名同型號但不同價(jià)，因入庫單或領(lǐng)料單無(wú)相關(guān)說(shuō)明，造成財務(wù)無(wú)法準確下賬;
4、電器類(lèi)因型號較多，領(lǐng)料單稍有錯誤便會(huì )導致財務(wù)入賬錯誤;
5、某些貨品是否進(jìn)口(單價(jià)高)未在出入庫單上標明，財務(wù)無(wú)法準確下賬;
6、原領(lǐng)用貨品不適用需調換時(shí)，未變更原領(lǐng)料手續，造成財務(wù)核算不準確且出現賬實(shí)不符現象;
7、十萬(wàn)噸和瓦線(xiàn)的毛布使用情況不分，無(wú)法記賬;
對財務(wù)及業(yè)務(wù)影響
1、財務(wù)入賬困難;
2、財務(wù)核算數據不真實(shí);
3、財務(wù)賬實(shí)嚴重不符;
4、賬實(shí)無(wú)法核對;
問(wèn)題及原因的分析
備件庫財務(wù)核算出現上述問(wèn)題的原因是多方面的，有財務(wù)核算本身的，如出現問(wèn)題時(shí)財務(wù)跟進(jìn)不及時(shí)、財務(wù)核算沒(méi)有很好的與供應入庫、倉庫保管、車(chē)間領(lǐng)料結合;也有整個(gè)備件管理流程不規范引起的。
如入庫環(huán)節貨品名稱(chēng)及規格型號的雜亂無(wú)章、保管環(huán)節備件標示不明確、分類(lèi)不科學(xué)、貨品與財務(wù)記賬沒(méi)有保證一一對應，車(chē)間領(lǐng)料手續較隨便等;還有制度與執行力層面的，沒(méi)有有效可行的制度可依據、沒(méi)有很強的執行力作保障、沒(méi)有嚴格的監督體系做后盾;此外還有技術(shù)層面的，至今仍然采用手工記賬、財務(wù)核算沒(méi)有精細化、及時(shí)化。
1、制度缺失、執行力低下
制度是規范管理的依據、執行力是規范管理的保證，缺少了制度及執行力，我們的工作將無(wú)據可依、出現的問(wèn)題不能得到及時(shí)解決，有制度但無(wú)可行性與可操作性(細則)，最終將導致制度被束之高閣。而缺乏有效的監督、激勵機制，將導致執行力低下，當問(wèn)題集中暴露時(shí)公司及個(gè)人都會(huì )為此遭受損失。
上述財務(wù)核算中出現的問(wèn)題均與本項原因有關(guān)，例如“手續缺失、不完備”中的貨品名稱(chēng)不規范、加工件無(wú)詳細信息、領(lǐng)用貨品的調換;“辦理入庫、領(lǐng)料手續不及時(shí)”中的已領(lǐng)用貨品無(wú)入庫手續、車(chē)間倉庫互打欠條現象;“工作不銜接”中的發(fā)票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問(wèn)題都可以通過(guò)制度的細化(或者說(shuō)標準化、流程化)來(lái)解決。
制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監督與激勵層面的，好的制度也要有有效的監督來(lái)保障，缺乏有效的監督，制度會(huì )淪為一紙空談。所謂的監督可以是后續環(huán)節對前道環(huán)節的復核，如財務(wù)記賬需要倉庫手續的傳遞，倉庫負有保證被傳遞手續的完整性、準確性、及時(shí)性的義務(wù)，而財務(wù)負有對手續的完整性、準確性、及時(shí)性進(jìn)行監督的權利;車(chē)間負有規范填寫(xiě)領(lǐng)料單據的義務(wù)、倉庫保管有監督領(lǐng)料單據是否合規的權力。還有就是公司相關(guān)部門(mén)的監督，如公司設立的考核小組，可以對整個(gè)備件流轉的程序進(jìn)行監督，以確保流轉手續的完整、手續所傳遞的信息及時(shí)等等。
有監督就要有考核，有考核就要有獎懲，只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機制，只獎不懲會(huì )導致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎?dòng)謺?huì )造成員工情緒出現抵觸、工作效率與工作態(tài)度出現下降。因此，好的、有效地激勵機制應該是獎罰并用，所依據的標準要具備可行性，考核要公開(kāi)、公平、公正、透明，并且及時(shí)兌現考核結果。
2、權責不清晰、信息傳遞效率低下
財務(wù)核算中還發(fā)現權責不清的現象，如公司對各類(lèi)網(wǎng)采用的是廠(chǎng)家承包的方式核算，然而公司購進(jìn)的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應、倉庫、車(chē)間莫衷一是，供應沒(méi)有給倉庫提供是否承包的依據、倉庫沒(méi)有對承包與非承包的網(wǎng)進(jìn)行分別擺放、車(chē)間沒(méi)有及時(shí)反饋廠(chǎng)家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導致財務(wù)無(wú)法核算、無(wú)法及時(shí)核算、無(wú)法準確核算相關(guān)的成本。
倉庫保管沒(méi)有登記數量賬，財務(wù)派駐倉庫的人員兼記數量與金額賬，如此分工導致倉庫保管不能有效的對所保管實(shí)物的數量進(jìn)行控制，而財務(wù)人員由于不熟悉倉庫實(shí)物而無(wú)法準確下賬。在手工作業(yè)條件下，倉庫保管人員應該記錄所保管實(shí)物的收發(fā)存數量，而財務(wù)人員負責計算入庫及領(lǐng)用物資成本。倉庫保管對所經(jīng)管實(shí)物負責，而財務(wù)對金額負責，如此則可避免賬實(shí)不符現象，增強倉庫保管的責任心。如果采用erp軟件及條碼管理，可對倉庫備件進(jìn)行精細化管理，簡(jiǎn)化盤(pán)點(diǎn)程序，降低存貨管理成本，提高賬實(shí)相符率，提高核算準確、及時(shí)性。
信息傳遞效率低下是手續缺失、不完備、不及時(shí)的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時(shí)間和信息完整性上，入庫手續不及時(shí)辦理、緊急領(lǐng)料后沒(méi)有及時(shí)辦理領(lǐng)料手續、入庫單上貨品信息填寫(xiě)不完整、領(lǐng)料單貨品名稱(chēng)及規格型號填寫(xiě)不完整、進(jìn)口與國產(chǎn)備件未注明等等。這些問(wèn)題在部門(mén)單獨來(lái)看都不是大問(wèn)題，甚至不算問(wèn)題，然而，不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財務(wù)沒(méi)有精力也不可能一一核對出現的問(wèn)題，一是核對成本過(guò)高、二是人員不足、三是超越了財務(wù)本身的職責權限，而這些不起眼的小問(wèn)題最終會(huì )導致財務(wù)核算的不準確、財務(wù)信息的失真。
3、實(shí)物入庫、保管、領(lǐng)用與財務(wù)核算脫節
這也是造成上述財務(wù)核算問(wèn)題的原因，實(shí)物的入庫、領(lǐng)用是通過(guò)入庫、領(lǐng)料手續反映到財務(wù)上的，入庫與領(lǐng)用規范后，就能夠提高結存數量、結轉領(lǐng)用成本的準確性。
入庫環(huán)節：第一、相關(guān)票據要及時(shí)回收，杜絕已入庫(甚至已經(jīng)被領(lǐng)用)而相關(guān)票據遲遲不能傳遞到財務(wù)的現象;第二、入庫單內容的填寫(xiě)要規范，例如貨品名稱(chēng)、規格型號、單位、金額等信息要填寫(xiě)清楚，對影響財務(wù)核算的重要信息要進(jìn)行備注，例如是否進(jìn)口(進(jìn)口件與國產(chǎn)件隨型號相同，但價(jià)值相差過(guò)大，有必要對進(jìn)口件進(jìn)行精細化管理)、是否承包等;第三、調整核算單位，例如毛布，廠(chǎng)家開(kāi)具發(fā)票單位是公斤，而公司領(lǐng)用時(shí)單位是“床”，這就要求入庫單要轉換核算單位，還有某些油類(lèi)，入庫時(shí)以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時(shí)把核算單位轉換為公斤。
保管環(huán)節：第一、要分貨架、分類(lèi)擺放并進(jìn)行明確標示，如此可方便取料、盤(pán)點(diǎn)，提高工作效率，降低保管、盤(pán)點(diǎn)成本;第二、按新舊、是否可用等劃分區域進(jìn)行管理，杜絕不可用備件被重新領(lǐng)用而造成生產(chǎn)事故;第三、建立廢舊備件、長(cháng)期積壓備件定期上報制度，便于管理層了解庫存信息、庫存質(zhì)量、及時(shí)對廢舊及長(cháng)期積壓備件進(jìn)行處理，加快備件周轉速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。
領(lǐng)用環(huán)節：第一、領(lǐng)料單填寫(xiě)規范，例如貨品名稱(chēng)、規格型號等，便于倉庫保管取料及財務(wù)核算;第二、及時(shí)補辦緊急領(lǐng)料手續;第三、完善備件調換手續，杜絕調換備件不辦理變更手續的不合理現象;第四、建議將erp在合適的時(shí)候延伸至車(chē)間(部門(mén))，車(chē)間(部門(mén))可以隨時(shí)查詢(xún)所需備件的庫存情況，減少為防止備件庫存不足造成停機而盲目編報購買(mǎi)計劃的現象，降低資金占用情況;
通過(guò)以上環(huán)節的規范，財務(wù)核算的準確性將大大提高、年度盤(pán)點(diǎn)將變得簡(jiǎn)單，公司對備件的控制也將更加完善與及時(shí)。
4、財務(wù)核算技術(shù)落后
財務(wù)核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見(jiàn)的，第一、記賬錯誤、計算錯誤;第二、不利于細化管理;第三、成本核算只能采用全月一次加權平均或個(gè)別備件采用個(gè)別計價(jià)法，成本核算不夠精確;第四、匯總分析困難，比如分析備件庫存時(shí)間、指定單價(jià)查詢(xún)備件等等。如果采用計算機技術(shù)輔助記賬，則可完全解決以上問(wèn)題，并且可以通過(guò)條碼實(shí)現所有備件的獨立管理，提高工作效率、工作效果。
上述問(wèn)題所引發(fā)的其他后果
1、存貨周轉速度低，倉庫內部隨處可見(jiàn)落滿(mǎn)灰塵的備品備件，盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中還發(fā)現許多備件長(cháng)時(shí)間無(wú)領(lǐng)用，或者還有足夠庫存但又購入的現象;
2、資金占壓情況嚴重。
3、對實(shí)物的管理無(wú)重點(diǎn)，未采用abc管理法，對于數量少、價(jià)值大、重要性高的a類(lèi)、b類(lèi)物資未重點(diǎn)管理，沒(méi)有設定庫存上下限;
4、倉庫空間利用率及取料效率低，倉庫備件擺放雖較整齊，但未進(jìn)行系統分類(lèi)，標示不很清晰。
解決方案
1、制定倉庫管理細則，規范業(yè)務(wù)處理流程，理順實(shí)物、單據的傳遞途徑。通過(guò)管理細則的制定，明確相關(guān)部門(mén)及員工的工作職責及工作程序、以及如何正確填寫(xiě)單據;通過(guò)流程圖的制定，讓實(shí)物流轉、單據傳遞一目了然;通過(guò)制定特殊業(yè)務(wù)處理辦法，讓員工知道正確的業(yè)務(wù)處理方法、財務(wù)核算也更加嚴謹。徹底擺脫倉庫工作需言傳身教的不利局面;
2、結合條碼、abc管理法完善貨位管理系統?？茖W(xué)得對備件進(jìn)行分類(lèi)，利用條碼建立賬實(shí)的一一對應關(guān)系;通過(guò)erp的實(shí)施，可以精確地以個(gè)別計價(jià)法對備件進(jìn)行核算;通過(guò)abc分類(lèi)，找出我們需要重點(diǎn)關(guān)注的數量少、價(jià)值大、對生產(chǎn)有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉率;
3、建立可行、有效的監督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會(huì )導致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降，工作質(zhì)量的下降可造成備件庫沉淀資金的增加，從而最終影響公司現金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟、精神等方面的滿(mǎn)足，預取之，必先予之，不但適用于客戶(hù)，也適用于員工。
4、領(lǐng)導重視、部門(mén)配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是一個(gè)部門(mén)努力就可以做好的，他需要領(lǐng)導的重視，經(jīng)常關(guān)注備件庫工作情況，也需要部門(mén)間的配合，倉庫中的問(wèn)題通過(guò)財務(wù)核算反映出來(lái)，但其問(wèn)題的解決不是財務(wù)、倉庫所能解決的，需要供應、車(chē)間(部門(mén))的配合。
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