買(mǎi)家指定的貨代(以下簡(jiǎn)稱(chēng)國外代理)發(fā)郵件或者通過(guò)其他聯(lián)系方式聯(lián)系其國內的公司或者合作方，告知shipper的聯(lián)系信息。其次，國內貨代收到shipper的聯(lián)系信息后，聯(lián)系shipper詢(xún)問(wèn)貨物狀態(tài)，并發(fā)送郵件或者通過(guò)其他方式告知國外代理。如貨物已好，可將預計出運的信息告知對方并詢(xún)問(wèn)是否可以安排出運事宜。如使用的國外代理的訂艙約號，還要向其索要訂艙約號，好提交給船公司。需要特別注意的是，指定貨是聽(tīng)收貨人的指令，而不是聽(tīng)發(fā)貨人的，當發(fā)貨人有任何不符合常規的要求，都必須告知國外代理，在得到國外代理許可后方可安排，否則一律不能接受發(fā)貨人的要求。尤其是當你第一次操作該發(fā)貨人的貨物的時(shí)候，更應該注意。以避免不必要的麻煩。當得到國外代理的許可指令后，即可安排訂艙拖車(chē)報關(guān)等事宜。當然，常期走貨的穩定貨物可邊訂艙邊告知對方航次信息。同時(shí)，需要問(wèn)對方，出具何種格式的hbl，通常來(lái)說(shuō)，會(huì )是國外代理提供的hbl。
安排貨物出運期間，如有任何貨物狀態(tài)更新及遇到何種問(wèn)題，須及時(shí)和國外代理溝通。貨物裝船出運后，在提單出具以后，需要向國外代理詢(xún)問(wèn)handlingcharge是多少，然后連同mbl，hbl，pss(profitsharesheet)，以及其他清關(guān)單證(如代理問(wèn)你要的情況下)發(fā)送給國外代理。另外，由于同一個(gè)國家可能有多個(gè)合作的代理，切勿將不同代理之間的貨物弄混淆，以免造成不必要的尷尬。而如果自己公司在該國有自己的分公司，也不可將分公司信息透露給國外代理，這樣會(huì )讓國外代理感覺(jué)你是和他在競爭，影響了今后的合作。
★ 指定貨會(huì )有何種風(fēng)險 ★
由于貨代出具給發(fā)貨人的提單是hbl(貨代提單)而不是mbl(船公司提單)，而hbl并不能真正達到控制貨權的目的，因此會(huì )造成國外代理“無(wú)單放貨”，即國外代理在無(wú)hbl的情況下，憑借其擁有mbl從船公司處提取貨物后放給收貨人，造成發(fā)貨人貨款兩空的局面。
當然現在無(wú)單放貨的情況已經(jīng)極少了。但當出口商與進(jìn)口商初次合作時(shí)，仍需注意此問(wèn)題。應盡量催促收貨人盡早支付貨款。