規范化庫房管理中，各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細節、7s管理、獎懲規定、其他管理要求等都需要通過(guò)制度或規定進(jìn)行明確的指示，部署工作的方向和目標，工作的方法和措施?？偟膩?lái)看，規范化庫房管理必備以下七大要素：
一、物品驗收
（1）倉管員對采購員購回的物品無(wú)論多少、大小等都要進(jìn)行驗收，并做到：
----①發(fā)票與實(shí)物的名稱(chēng)、規格、型號、數量等不相符時(shí)不驗收；
----②發(fā)票上的數量與實(shí)物數量不相符，但名稱(chēng)、規格、型號相符可按實(shí)際驗收；
----③對購進(jìn)的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收；
----④對購進(jìn)的物品已損壞的不驗收。
（2）驗收后，要根據發(fā)票上列明的物品名稱(chēng)、規格、型號、單價(jià)、單位、數量和金額填寫(xiě)驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷(xiāo)，一份交材料會(huì )計。
二、入庫存放
（1）驗收后的物資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管；
（2）進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放；
（3）堆放要有條理、注意整齊美觀(guān)，不能擠壓的物品要平放在層架上；
（4）凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進(jìn)倉時(shí)在卡片上按數加上，發(fā)出時(shí)按數減出，結出余數；卡片固定在物品正前方。
三、保管與抽查
（1）對庫存物品要勤于檢查，防蟲(chóng)蛀、鼠咬，防霉爛變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。
（2）材料會(huì )計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符、財物相符、賬賬相符。
四、領(lǐng)發(fā)物資
（1）領(lǐng)用物品計劃或報告：
----①凡領(lǐng)用物品，根據規定須提前做計劃，報庫存部門(mén)準備；
----②倉管員將報來(lái)的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以使取貨人領(lǐng)取。
（2）發(fā)貨與領(lǐng)貨：
----①各部門(mén)各單位的領(lǐng)貨一般要求專(zhuān)人負責；
----②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單（含日期、名稱(chēng)、規格、型號、數量、單介、用途等）并簽名，倉管員憑單發(fā)貨；
----③領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料單位自留一份，單位負責人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會(huì )計一份，憑單記明細賬；
----④發(fā)貨時(shí)倉管員要注意物品先進(jìn)的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。
（3）貨物計價(jià)：
----①貨物一般按進(jìn)價(jià)發(fā)出，若同一種商品有不同的進(jìn)價(jià)，一般按平均價(jià)發(fā)出；
----②需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進(jìn)價(jià)或平均價(jià)加手續費和管理費調出。
五、盤(pán)點(diǎn)
（1）倉庫物資要求每月月中小盤(pán)點(diǎn)，月底大盤(pán)點(diǎn)，半年和年終徹底盤(pán)點(diǎn)；
（2）將盤(pán)點(diǎn)結果列明細表報財務(wù)部審核；
（3）盤(pán)點(diǎn)期間停止發(fā)貨。
六、記賬
（1）設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然；
（2）財簿要分類(lèi)設置，物資要分品種、型號、規格等設立財戶(hù)；
（3）記賬時(shí)要先審核發(fā)票和驗收單，無(wú)誤后再入賬，發(fā)現有差錯時(shí)及時(shí)解決，在未弄清和更正前不得入賬；
（4）審核驗收單、領(lǐng)料單要手續完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續后才能入賬；
（5）發(fā)出的物資用加權平均法計價(jià)，月終出現的發(fā)貨計價(jià)差額分品種列表一式三份，記賬員、部門(mén)、財務(wù)部門(mén)一份；
（6）直撥物資的收發(fā)，同其他人庫物資一樣入賬；
（7）調出本酒店的物資所用的管理費、手續費、不得用來(lái)沖減材料成本，應由財務(wù)部沖減費用；
（8）進(jìn)口物資要按發(fā)票的數量、金額、稅金、檢疫費等如實(shí)折為單價(jià)人民幣入賬，發(fā)出時(shí)按加權平均法計價(jià)；
（9）對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進(jìn)口物資，于月底估價(jià)發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢設費等收到、沖減估價(jià)后，再按實(shí)入賬，并調暫估價(jià)，報財務(wù)部材料會(huì )計調整三級賬；
（10）月底按時(shí)將材料會(huì )計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會(huì )計；
（11）與倉管員校對實(shí)物賬，每月與財務(wù)部材料會(huì )計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
七、建立檔案制度
（1）倉庫檔案應有驗收單、領(lǐng)料單和實(shí)物賬簿；
（2）材料會(huì )計的樓案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細賬和材料會(huì )計報表。