報價(jià)單主要內容包括報價(jià)單的單頭、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數、價(jià)格條款、數量條款、支付條款、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報價(jià)單附注的其他資料等。不同的行業(yè)、公司、產(chǎn)品，報價(jià)單的具體內容也是不盡相同的。由于它的針對性、完整性和美觀(guān)性，涉及的內容和注意的事項比較多，所以報價(jià)單一定要專(zhuān)業(yè)。對于新人來(lái)說(shuō)，速成確實(shí)難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究后設計出適合自己的報價(jià)單，這才更加實(shí)在。
一份好的報價(jià)單具有以下三種功能
一、提供詳細、規范的產(chǎn)品信息
我們絕對不能僅僅是在郵件里報個(gè)價(jià)這么簡(jiǎn)單，還要將產(chǎn)品的圖片、型號、尺寸、包裝、付款方式等等在報價(jià)單中體現，這些信息細致全面，一目了然，才能對客戶(hù)有吸引力。
二、方便客戶(hù)統計和匯總資料
客戶(hù)會(huì )對來(lái)自不同供應商的報價(jià)單進(jìn)行比較篩選并選擇入圍的目標對象，并將結果遞交給決策人。如果你的報價(jià)單下載下來(lái)就可以用，那么你被選中并且被傳閱的概率就大大提高了。
三、方便客戶(hù)歸檔，作為備忘再次使用
你的報價(jià)單不一定在第一輪采購中獲得青睞(別人可能做得比你好)，但是只要你被客戶(hù)選中并歸檔成為備忘的目標，那么你可能在接下來(lái)的采購中成為客戶(hù)聯(lián)系的對象。
制作報價(jià)時(shí)應注意的格式和細節
1、在郵件正文里放上一些關(guān)鍵內容，例如總報價(jià)，公司的優(yōu)勢等等，這些都是引子，讓客戶(hù)有興趣打開(kāi)報價(jià)單。
2、報價(jià)單的命名一定是公司名稱(chēng)加產(chǎn)品名稱(chēng)，保證客戶(hù)到時(shí)候能夠知道這份報價(jià)單是什么產(chǎn)品的報價(jià)單，來(lái)自于哪個(gè)公司。
３、寫(xiě)明收件人。在報價(jià)單開(kāi)頭寫(xiě)上：to 某客戶(hù)，報價(jià)單制作時(shí)間和有效期。
４、在報價(jià)單抬頭部分加入自己的公司的標志，名稱(chēng)，電話(huà)，傳真，郵箱，以及公司的一些理念、口號等，這是用來(lái)提升形象、展現專(zhuān)業(yè)度的一種方法！
５、如果允許，可以在報價(jià)單的第一部分做公司簡(jiǎn)介，突出優(yōu)勢，例如專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)多少年，拿到過(guò)那些認證等等，把公司辦公室的圖片、工廠(chǎng)的圖片、車(chē)間的圖片都放上。切記，凡是出現圖片的都要打上水??！
６、制作報價(jià)表格。將每一部分的價(jià)格標注清楚，包括每一部分的型號、大體參數尺寸、品牌、質(zhì)保年限等等。當然還是要出現報價(jià)的關(guān)鍵因素，付款方式等！
７、介紹產(chǎn)品賣(mài)點(diǎn)，告訴客戶(hù)，你的產(chǎn)品為什么值這個(gè)錢(qián)。例如客戶(hù)要了十個(gè)設備，上面對于每個(gè)設備都簡(jiǎn)略的用表格報了價(jià)，這個(gè)部分就需要放出每個(gè)設備詳細信息：圖片、認證、具體的參數、優(yōu)勢、設備的包裝類(lèi)型、包裝圖片、配套的配件數量，等等。(如果是成套設備請把配件表標注出來(lái))
８、很多公司有集裝箱擺放軟件，如果有，可以在最后一部分演示一下客戶(hù)需要的產(chǎn)品如何擺放，總計需要幾個(gè)集裝箱，彰顯專(zhuān)業(yè)！
９、提供至少兩種格式的報價(jià)單。第一種為 word 文檔，這是供客戶(hù)修改使用的。但是由于 word 文檔版本的差別，可能打不開(kāi)，所以還需提供一個(gè) pdf 版本。pdf版比較正規，是標準的文書(shū)。最好再提供一個(gè)圖片版，萬(wàn)一客戶(hù)既打不開(kāi) word，又沒(méi)有 pdf 瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了！
10、無(wú)論提供的什么文件格式，發(fā)之前必須預覽，保證客戶(hù)拿到手可以直接打印使用！在郵件最后部分寫(xiě)上：詳細報價(jià)資料請參見(jiàn)附件中的文件，我提供了三種格式，word、pdf、jpeg 視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經(jīng)排好版，您可以直接下載打印使用！
11、注意分段排版，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點(diǎn)，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個(gè)非常漂亮的報價(jià)文件！
一般常見(jiàn)的外貿報價(jià)單的樣式有以下幾種
一、圖片式報價(jià)單
這個(gè)是目前大家常用的報價(jià)方式，也是重點(diǎn)推薦的。其實(shí)就是將產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品名稱(chēng)、型號、價(jià)格、包裝、交貨期等重要內容都放在一起，讓客戶(hù)在看到產(chǎn)品圖片時(shí)也同時(shí)看到價(jià)格，價(jià)格和產(chǎn)品圖片對應在一起，相信肯定能給客戶(hù)留下深刻印象。新人剛開(kāi)始接觸外貿，可以先從這個(gè)樣式入手。
二、對比式報價(jià)單
首先，將本公司的相同產(chǎn)品不同時(shí)期的價(jià)格或者不同產(chǎn)品的價(jià)格做個(gè)對比，給客戶(hù)多樣的選擇，以便留住客戶(hù)。其次，將本公司的報價(jià)和其他公司的報價(jià)放在一起，讓客人進(jìn)行比較，但一定要選對參照公司，最好選擇本行業(yè)的龍頭企業(yè)進(jìn)行參照，再根據自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量和市場(chǎng)定位制定自己的價(jià)格。這個(gè)要求大家對產(chǎn)品的市場(chǎng)情況非常熟悉，一般是外貿有經(jīng)驗者用的報價(jià)樣式。
三、分析式報價(jià)單
這種報價(jià)樣式要求你給客戶(hù)的不僅是報價(jià)，還有關(guān)于產(chǎn)品的一些分析。比如說(shuō)：國外市場(chǎng)標準、所需證書(shū)、淡季旺季，主要用來(lái)開(kāi)發(fā)新的市場(chǎng)領(lǐng)域，帶有勸誡客戶(hù)接受自己產(chǎn)品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿老鳥(niǎo)給老客戶(hù)偶爾使用的報價(jià)樣式。
四、分割式報價(jià)單
舉個(gè)例子：
huawei p9 (net price): $599 fob shenzhen
above price including all following items:
1. charge: 價(jià)格
2. leica camera：價(jià)格
3. travel charge: 價(jià)格
4. leather pouch: 價(jià)格
5. handsfree kit:價(jià)格
6. micro sd 8 gb memory card: 價(jià)格
7. bluetooth headset: 價(jià)格
上面這個(gè)就是分割式報價(jià)單，將價(jià)格組成寫(xiě)清楚，讓客戶(hù)一目了然。這種報價(jià)樣式適合于在第一次報價(jià)之后客戶(hù)抱怨價(jià)格貴了再次報價(jià)時(shí)使用。不推薦第一次報價(jià)時(shí)使用，工作量太大了，沒(méi)經(jīng)驗的新人慎用。
報價(jià)3大誤區，你犯了嗎？
1. 客戶(hù)會(huì )選價(jià)格最低的
其實(shí)，很多時(shí)候，客戶(hù)會(huì )把最低價(jià)第一輪就過(guò)濾掉了，尤其是一些大客戶(hù)。就像打分，去掉一個(gè)最高分，去掉一個(gè)最低分。價(jià)格太低，很多客戶(hù)會(huì )覺(jué)得不可靠，為什么他一家價(jià)格比別人低很多？可能是因為質(zhì)量不佳，或者材料廉價(jià)。
2. 客戶(hù)來(lái)要價(jià)格，馬上就報價(jià)
客戶(hù)來(lái)問(wèn)價(jià)格，你馬上就傻傻地給他報價(jià)了，往往會(huì )得到一個(gè)不好的結果。有的業(yè)務(wù)員你攔都攔不住，客戶(hù)要得很急啊。不報過(guò)去，客戶(hù)就選別人了。 匆忙報價(jià)的結果，因為客戶(hù)看不到你的優(yōu)勢和特色，他只看到一個(gè)價(jià)格。 價(jià)格報高了，你明白，沒(méi)有支撐點(diǎn)。而且，即便你有支撐點(diǎn)，可你的報價(jià)針對客戶(hù)的需求了嗎？是最貼近客戶(hù)需求的嗎？ 價(jià)格報低了，客戶(hù)也未必就回復你，反而可能覺(jué)得不可靠。 所以，客戶(hù)來(lái)要價(jià)格，不要馬上報過(guò)去，而是迅速回郵件，告訴客戶(hù)，謝謝他的詢(xún)盤(pán)，你們很重視同他的合作，你們的工程部門(mén)正在核算成本，你們一定會(huì )給他一個(gè)最好的價(jià)格。為了達到這個(gè)目的，能否問(wèn)他幾個(gè)問(wèn)題？了解清楚了客戶(hù)需求，你才能報出最貼合客戶(hù)需求的價(jià)格。
3. 一分錢(qián)一分貨，我質(zhì)量好當然價(jià)格要高
客戶(hù)只要一還價(jià)，不問(wèn)青紅皂白，就拿出學(xué)來(lái)的價(jià)值銷(xiāo)售技巧，給客戶(hù)突出自己的質(zhì)量、服務(wù)等優(yōu)勢。 問(wèn)題是，不同的客戶(hù)、不同的市場(chǎng)、不同的渠道，客戶(hù)的需求和定位都不一樣。 客戶(hù)找供應商，不是我們想象的找最高質(zhì)量的，也不是找最低價(jià)格的，而是他認為同他最匹配的。 一千個(gè)讀者就有一千個(gè)哈姆雷特，報價(jià)單也一樣。在行業(yè)細分和產(chǎn)品的多樣化下，一千個(gè)業(yè)務(wù)員眼中就有一千種報價(jià)單形式。新人要想做出符合自己行業(yè)和產(chǎn)品，同時(shí)讓客戶(hù)滿(mǎn)意的報價(jià)單，一定要有耐心。在多次制作的過(guò)程中，不斷完善報價(jià)單的細節。當然，站在巨人的肩膀上看世界也是明智的，要善于借鑒前輩的精美專(zhuān)業(yè)報價(jià)單。