在鐵路貨運事故發(fā)生后，及時(shí)的記錄編制和調查有助于查明事故原因，劃分事故責任，并且及時(shí)的對事故進(jìn)行相應的正確處理。
《鐵路貨運事故處理辦法》第三章　記錄編制及調查
第1條　貨運記錄（《貨規》格式十）和普通記錄（《貨規》格式十一）分為帶號碼與不帶號碼兩種。
帶號碼的貨運記錄每組一式三頁(yè)，第一頁(yè)為編制站存查頁(yè)，第二頁(yè)為調查頁(yè)，第三頁(yè)為貨主頁(yè)。帶號碼的普通記錄每組一式兩頁(yè)，第一頁(yè)為編制單位存查頁(yè)，第二頁(yè)為證明頁(yè)，交給接方（包括收貨人）。貨運記錄和 普通記錄號碼均由鐵路局或分局編印掌握。不帶號碼的貨運記錄和普通記錄只限作抄件或貨運員發(fā)現事故時(shí)報告用。
貨運記錄和普通記錄用紙均應建立請領(lǐng)、發(fā)放、使用制度。
第2條　遇有下列情況之一，須在發(fā)現當日按批（車(chē)）編制貨運記錄：
1.發(fā)生本規則第五條、第七條和《鐵路貨物運輸管理規則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《管規》）、《鐵路貨物運輸規程》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《貨規》）及其引伸規則辦法中所規定需要編制的情況時(shí)；
2.卸車(chē)發(fā)現施封鎖站名或號碼與運輸票據或封套記載不一致時(shí)；
3.集裝箱封印失效、丟失或封印站名、號碼與票據記載不一致，集裝箱箱體損壞發(fā)生貨物損失時(shí)；
4.貨車(chē)裝載清單上有記載，或記載被劃掉未加蓋帶有單位名稱(chēng)的人名章，而實(shí)際無(wú)票據無(wú)貨物時(shí)；
5.貨物運單、貨票上記載的貨物重量、件數、價(jià)格發(fā)生涂改，未按規定加蓋戳記時(shí)；
6.集裝貨件外部狀態(tài)損壞，貨件散落時(shí)；
7.托運人組織裝車(chē)、承運人組織卸車(chē)或換裝，發(fā)生貨物損失時(shí)；
8.托運人自備篷布發(fā)生丟失時(shí)；
9.一批貨物中的部分貨件補送或事故貨物回送時(shí)；
10.發(fā)生無(wú)票據、無(wú)標記的貨物和公安機關(guān)查獲鐵路運輸中被盜貨物移交車(chē)站時(shí)，以及沿途拾得的鐵路運輸貨物交給車(chē)站處理時(shí)。
第3條　編制貨運記錄要如實(shí)記載事故貨物及有關(guān)方面的當時(shí)現狀，不得在記錄中作事故責任的結論。
貨運記錄各欄應逐項填記。事故詳細情況欄應記明貨車(chē)車(chē)體、門(mén)窗、施封或篷布的情況，貨物包裝及裝載狀態(tài)，事故貨件裝載位置，損失程度等。具體編制方法按本規則附件一辦理。
車(chē)站必須按統一順號連續使用貨運記錄用紙，并按編制日期和號碼順序登入“貨運事故（記錄、調查、賠償）登記簿”（格式二）內。
第4條　遇有下列情況之一，須在當日按批（車(chē)）編制普通記錄：
1.發(fā)生《管規》規定需要編制的情況時(shí)；
2.事故涉及車(chē)輛技術(shù)狀態(tài)時(shí)；
3.貨車(chē)發(fā)生換裝整理時(shí)；
4.托運人組織裝車(chē)，收貨人組織卸車(chē)，貨車(chē)施封良好，篷布苫蓋和敞車(chē)、平車(chē)、砂石車(chē)貨物裝載外觀(guān)無(wú)異狀，收貨人提出貨物有損失，要求車(chē)站證明交接現狀時(shí)；
5.信箱運輸的貨物，箱體完整、施封良好，貨物發(fā)生損壞時(shí)；
6.依據其他有關(guān)規定，需要證明時(shí)。
第5條　編制普通記錄要如實(shí)記載有關(guān)情況。具體編制方法按本規則附件一辦理。
第6條　無(wú)運轉車(chē)長(cháng)值乘的列車(chē)，接方進(jìn)行貨運檢查發(fā)現問(wèn)題后，按規定拍發(fā)的電報應作為有車(chē)長(cháng)值乘時(shí)交方出具的普通記錄。
第7條　編制貨運記錄和普通記錄須加蓋站名公章或貨運事故處理專(zhuān)用章，并由參加檢查貨物（車(chē)）的有關(guān)人員簽字或蓋章，同時(shí)注明其所屬單位全稱(chēng)。記錄有涂改時(shí)，在涂改處須加蓋編制人員的名章。
第8條　發(fā)站編制的貨運記錄，由發(fā)站負責處理，如確實(shí)無(wú)法聯(lián)系托運人時(shí)，可說(shuō)明理由將貨主頁(yè)隨同運輸票據送到站處理。
第9條　中途站編制的貨運記錄按下列規定處理：
1.自站責任的記錄調查頁(yè)留站存查，貨主頁(yè)隨同運輸票據或貨物送到站處理。
2.他站責任的記錄應自編制記錄之日起3日內將調查頁(yè)連同有關(guān)材料送責任站調查，貨主頁(yè)隨同運輸票據或貨物送到站處理。
一批貨物中部分貨件發(fā)生事故時(shí)，須拴掛“事故貨物標簽”（格式一）繼運到站。損壞的貨件繼運到站前應整修包裝。
3.發(fā)生火災、整車(chē)貨物變質(zhì)、活動(dòng)物死亡，調查頁(yè)分別按本條第1、2項處理。事故能在發(fā)現站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁(yè)留發(fā)現站（分局、鐵 路局）處理；事故不能在發(fā)現站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁(yè)隨同運輸票據送到站處理，但發(fā)現站（分局、鐵路局）負責明確原因和損失程度。
第10條　到站編制的貨運記錄（包括附有發(fā)站和中途站編制的貨運記錄）按下列規定處理：
1.自站責任的記錄，調查頁(yè)留站存查；他站責任的記錄，調查頁(yè)送責任站調查，貨主頁(yè)交收貨人。
2.遇附有發(fā)站或中途站編制的記錄，卸車(chē)時(shí)應按照記錄記載的情況，認真核對現貨：
（1）情況相符時(shí)，不再編制記錄，貨主頁(yè)交收貨人，另作抄件留存。
（2）情況不符時(shí)，應重新編制記錄，調查頁(yè)送責任站調查，原記錄貨主頁(yè)留存。重新編制記錄的貨主頁(yè)交收貨人。
3.到站確認貨物損失不足500元時(shí)，調查頁(yè)暫不送查，待賠償后連同“貨運事故賠款通知書(shū)”（格式七）一并送查責任站。
4.貨物發(fā)生損壞或部分滅失需要鑒定時(shí)，按《貨規》第49條4款辦理（“事故貨物鑒定書(shū)”，見(jiàn)格式三）。鑒定后，將鑒定材料補送責任站。鑒定期限從編制記錄之日起，不應超過(guò)30日，特殊情況除外。
5.貨運記錄送查后，收貨人領(lǐng)取貨物時(shí)表示無(wú)意見(jiàn)，應及時(shí)通知有關(guān)站結案。
6.貨運記錄送查后，件數不足的貨物補送齊全，在向收貨人補交時(shí)收回記錄貨主頁(yè)，并及時(shí)通知有關(guān)站結案。
第11條　送查的貨運記錄，以“貨運事故查復書(shū)”（格式四）在編制記錄之日起3日內送責任站調查。
第12條　貨運記錄送查時(shí)，按下列規定附送有關(guān)資料和實(shí)物：
1.使用施封環(huán)和鉛餅施封的貨車(chē)、集裝箱發(fā)生貨物被盜丟失，須附封??；
2.重新編制的記錄，須附他站原記錄抄件；
3.有站車(chē)交接記錄的，須附站車(chē)交接記錄抄件；
4.個(gè)人物品發(fā)生被盜、丟失事故，貨票未附物品清單時(shí)，須附經(jīng)過(guò)車(chē)站檢查的現有貨件數量和包裝特征的清單；
5.整零車(chē)裝載的貨物發(fā)生事故，需要以運輸票據封套、裝載清單分析責任時(shí)，須附抄件或原件；
6.其他有關(guān)資料（可按規定后附），如車(chē)輛技術(shù)狀態(tài)檢查記錄、機車(chē)火星網(wǎng)檢查證明、“事故貨物鑒定書(shū)”以及事故貨件的現場(chǎng)照片等。
一輛貨車(chē)內多批貨物發(fā)生事故時(shí)，上述資料可附于其中損失最嚴重的貨運記錄內，其余記錄應在附件欄內注明“封印及某某附件及附于第××號貨運記錄內送查某某站”。