首先知道年度工作總結的作用，大家都清楚，這里不說(shuō)。但是有幾點(diǎn)，需要提醒大家注意：
一是總結是一種能力，是職場(chǎng)人的一項基本功，職場(chǎng)人尤其是企業(yè)中的各級管理人員應該重視。既然是一項基本功，一項基本能力，職場(chǎng)人就必須想辦法掌握它、擁有它，除非你不想在職場(chǎng)上有大的發(fā)展，否則，你就應該掌握它。
二是總結是做好下年度工作計劃和未來(lái)規劃的前提。不可想象，一個(gè)對過(guò)去一年不做總結歸納，不做數據分析，不做經(jīng)驗提煉，不做整體評估，怎么可能制定來(lái)年的各項目標和管理措施。
三是總結是“寫(xiě)”的功夫，它和“說(shuō)”的功夫緊密相連，“寫(xiě)”是“說(shuō)”的基礎，一般能“寫(xiě)”的人，“說(shuō)”的水平也不會(huì )差，即使不能鏗鏘有力，但也會(huì )思路清晰。通過(guò)寫(xiě)總結的鍛煉，提高自己“寫(xiě)”的能力，也就會(huì )逐步提高自己“說(shuō)”的水平。
以上三點(diǎn)，可以讓我們知道總結的重要性，可以幫助我們提升個(gè)人的管理能力、領(lǐng)導能力。職場(chǎng)上的好多成功經(jīng)理人，絕大多數都具備較強的“寫(xiě)”和“說(shuō)”的能力。
工作總結應該由誰(shuí)來(lái)寫(xiě)
解決了對總結的認識問(wèn)題，那么我們還要再清楚一個(gè)問(wèn)題，就是總結應該由誰(shuí)來(lái)寫(xiě)。這里應該明確，個(gè)人的總結肯定會(huì )是個(gè)人來(lái)寫(xiě)，那么部門(mén)的總結也必須由部門(mén)主要負責人來(lái)寫(xiě)，分公司的總結也必須由分公司經(jīng)理來(lái)寫(xiě)。
有些部門(mén)負責人或分公司的經(jīng)理，最好是自己親自執筆來(lái)寫(xiě)本單位的總結。如果做不到，至少應該列出提綱、提出思路，安排一名副職專(zhuān)門(mén)負責收集材料和總結的起草。然后，由主要負責人進(jìn)行修改并敲定。
從另一角度看，如果企業(yè)的老板重視總結，他一定會(huì )通過(guò)總結來(lái)看你一年來(lái)的管理成績(jì)，是否對存在的問(wèn)題能看透，是否對來(lái)年的管理有思路。因此，通過(guò)總結可以很好地把自己對管理的認識和體會(huì )、對管理的思路系統地向上級做一匯報，以便讓上級了解你，更好地得到上級的指導。
不少人對自己?jiǎn)挝坏目偨Y不管不問(wèn)，一方面是對單位的不負責任，另一方面也是對自己職業(yè)發(fā)展的不負責任。這一點(diǎn)，一定要加以改變。抽出幾天時(shí)間，認真地思考一下，回顧一下，提煉一下。記得很多年前，國家工信部原部長(cháng)李毅中在基層干廠(chǎng)長(cháng)的時(shí)候（一個(gè)萬(wàn)人大廠(chǎng)），他親自列出提綱，并由他口述，由秘書(shū)記錄并整理出來(lái)，再交他修改定稿。
應該記住，由別人寫(xiě)出的總結，那代表的是別人的水平而不是你的水平，作為一個(gè)單位的負責人，一定會(huì )對自己管理范圍內的工作有著(zhù)自己清晰的思路，因此，總結還是最好由自己來(lái)寫(xiě)。
工作總結應該怎么去寫(xiě)
總結的寫(xiě)法網(wǎng)絡(luò )上有很多文章，對總結的標題、總結的開(kāi)頭、總結的內容、總結的分類(lèi)、總結的結構、總結的結尾等等，都說(shuō)的很清楚，不管總結“三段論”也好，還是“總結由三大部分構成”也好，基本上大同小異，大家掌握了即可。
這里要強調的，是怎么來(lái)寫(xiě)好總結。寫(xiě)好總結要掌握以下四點(diǎn)：
一是列出提綱。列總結提綱，就相當于蓋房子之前先進(jìn)行設計，你是蓋平房，你是蓋二層小樓，你還是蓋別墅，必須先設計好了再去蓋，總結也是這個(gè)道理。
二是收集材料。無(wú)論是蓋平房，還是蓋別墅，鋼筋、水泥、沙子、石料等建材是不可少的，都必須按設計進(jìn)行采購，寫(xiě)總結也是如此，根據需要去收集人財物、產(chǎn)供銷(xiāo)方面的資料和數據。
三是匯總合成。將收集的材料，按提綱要求，分別融入到各個(gè)段落，完成總結的初稿。這里需要注意的，就是一定要按專(zhuān)業(yè)把相關(guān)事項放在一起。譬如說(shuō)生產(chǎn)管理、設備管理、降能降耗、技術(shù)革新、員工管理等等，千萬(wàn)不要東一榔頭、西一錘子地把各項工作攪成一鍋粥。
四是經(jīng)驗提煉。一年了，哪些工作做的最好，找出做好的主要原因，這就是經(jīng)驗提煉。哪些工作做的不好，哪些工作存在差距，找出為什么不好，為什么存在差距，這也是總結的內容。
如果寫(xiě)個(gè)人總結，上述四個(gè)步驟可以合并，一步到位，可以提筆就寫(xiě)。如果部門(mén)或分公司經(jīng)理寫(xiě)本單位總結，因為對整體工作非常清楚，也不需要按部就班地去做，對涉及的有關(guān)數據，由相關(guān)人員提供即可。另外，總結一定要用數據說(shuō)話(huà)，這是總結的靈魂。
一般情況下，年度的總結是包括下年度計劃的，因此，上述的總結做好以后，就要繼續把工作計劃也寫(xiě)好。寫(xiě)計劃要注意幾點(diǎn)：一是要有清晰的目標；二是要有具體的管理思路和措施；三是要提出完成任務(wù)的保證條件。這些需要開(kāi)個(gè)會(huì )，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論?？偨Y可以自己寫(xiě)，計劃應該由單位討論決定，然后再去起草。
我發(fā)現，好多職場(chǎng)人都存在著(zhù)“重總結、輕計劃”的問(wèn)題，只所以出現這個(gè)現象，主要原因是有關(guān)人員要么不想動(dòng)腦子，要么對工作沒(méi)有思路，不知道今后應該干什么、應該怎么干?？偨Y的目的，在于更好地安排今后的計劃，尤其是管理上存在的問(wèn)題，必須在今后的工作中提出清晰的解決思路。