海運主要構造工廠(chǎng)——外貿——貨代——報關(guān)行——船代——船公司
一、接受貨主詢(xún)價(jià)
1、 海運詢(xún)價(jià)： a. 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線(xiàn)常用的，及貨主常需服務(wù)的港口，價(jià)格； b. 主要船公司船期信息； c. 需要時(shí)應向詢(xún)價(jià)貨主問(wèn)明一些類(lèi)別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規）
2、 陸運詢(xún)價(jià)：（人民幣費用） a. 需掌握各大主要城市公里數和拖箱價(jià)格； b. 各港區裝箱價(jià)格； c. 報關(guān)費、商檢、動(dòng)植檢收費標準。
3、 不能及時(shí)提供的，需請顧客留下電話(huà)、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時(shí)間內回復貨主。
二、接單（接受貨主委托） 接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點(diǎn)信息：
1、 船期、件數
2、 箱型、箱量
3、 毛重
4、 體積 各箱型最大體積為：( 長(cháng)*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量 1×20'gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt 1×40'gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt 1×40'hc=76cbm 12*2.7*2.38 1×45'gp=86cbm （注：gp general purpose 普通箱；cbm cubic metre 立方米；mt metric ton 公噸 ；hc high cubic 高箱 ）
5、 付費條款、貨主聯(lián)系方法 6、 做箱情況，門(mén)到門(mén)還是內裝
三、訂艙
1、 繕制委托書(shū)（十聯(lián)單）； 制單時(shí)應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過(guò)程的頻繁更改。
2、 加蓋公司訂艙章訂艙： 需提供訂艙附件的（如船公司價(jià)格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱
1、 門(mén)到門(mén)： 填妥裝箱計劃：做箱時(shí)間、船名、航次、關(guān)單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門(mén)點(diǎn)、聯(lián)系人、電話(huà)等要素，先于截關(guān)日（船期前兩天）1~2天排好車(chē)班。
2、 內裝： 填妥裝箱計劃:船期、船名、航次、關(guān)單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進(jìn)艙編號等要素，先于截關(guān)日（船期前兩天）1~2天排好車(chē)班。
3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（clp）
五、報關(guān)（有時(shí)同時(shí)、有時(shí)先于做箱）
1、 了解常用出口貨物報關(guān)所需資料。 a. 需商檢 b. 需配額 c.需許可證 d.需產(chǎn)地證 e.需提供***授權、***品名 f .出口香港地區貨值超過(guò)$10萬(wàn)，其他地區超過(guò)$50萬(wàn)，核銷(xiāo)時(shí)需提供結匯水單（復印件） g. 需提供商會(huì )核價(jià)章
2、 填妥船名、航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發(fā)票，所顯示的毛重、凈重，件數，包裝種類(lèi)，金額，體積，審核報關(guān)單的正確性（單證一致）。
3、 顯示報關(guān)單所在貨物的 “中文品名”，對照海關(guān)編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關(guān)所列之監管條件查閱所缺乏報關(guān)要件。
4、 備妥報關(guān)委托書(shū)，報關(guān)單，手冊，發(fā)票，裝箱單，核銷(xiāo)單，配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后），更改單（需要的話(huà)）和其他所需資料，于截關(guān)前一天通關(guān)。
5、 跟蹤場(chǎng)站收據，確保配載上船。
6、 凡是退關(guān)改配的，若其中有下個(gè)航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動(dòng)植檢之類(lèi)的文件資料，退關(guān)、改配通知應先于該配置船期一個(gè)星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會(huì )順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改
1、 問(wèn)明顧客“提單”的發(fā)放形式： a. 電放：需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。 b. 預借(如可行)：需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。 c. 倒簽(如可行)：需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。 *此種情況下，多半是簽發(fā)house b/l. d. 分單：應等船開(kāi)以后3~4天（候艙單送達海關(guān)，以保證退稅），再將一票關(guān)單拆成多票關(guān)單。 e. 并單：應等船開(kāi)以后3~4天（候艙單送達海關(guān)，以保證退稅），再將多票關(guān)單合成一票關(guān)單。 f. 異地放單： 須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話(huà)，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
2、依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
七、簽單
1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。
2、 是否需要手簽。
八、航次費用結算
1、 海運費 a. 預付(freight prepaid) b. 到付(freight collect)
2、 陸運費 a 訂艙 b. 報關(guān)(包括返關(guān)之前己經(jīng)報關(guān)的費用) c. 做箱(內裝/門(mén)到門(mén)) d. 其他應考慮的費用： 沖港費/沖關(guān)費 商檢、動(dòng)植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
九、提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本）
1、 貨主自來(lái)取件的,需簽收
2、 通過(guò)ems和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷(xiāo)單號”、“許可證號”、“配額號等要素以備日后查證
十、應在一個(gè)月內督促航次費用的清算并及時(shí)返還貨主的“核銷(xiāo)退稅單”
十一、海關(guān)退稅有問(wèn)題的,需更改并要提供如下資料:
l、報關(guān)數據正確、艙單不正確的 a. 經(jīng)預錄后的〈海關(guān)返還的〉報關(guān)單復印件； b. 場(chǎng)站收據復印件〈十聯(lián)單的第七聯(lián)即黃聯(lián)〉； c. 提單正本復印件兩張； e. 裝箱單(container load plan)復印件； f. 更正單（三聯(lián)、正本）。
2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出） a. 船開(kāi)5天（工作日）內沒(méi)能及時(shí)更正的：先交納罰款金3000-5000；貨主重新提供的發(fā)票、裝箱單（packing list）；貨主重新提供報關(guān)單；提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”） b. 船開(kāi)5天（工作日）內更改的：提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”）；
正本、正確的報關(guān)單；正本、正確的發(fā)票、裝箱單。