在印發(fā)、批轉、轉發(fā)公文時(shí)，對正文和附件區分不清。如，某文件標題為《關(guān)于轉發(fā)×××文的通知》，正文中將“×××文”作為附件標注編排。又如，將多個(gè)部門(mén)、單位就某一事情已發(fā)的會(huì )議紀要、工作報告，作為文件的附件再次印發(fā)，造成本級文件重復發(fā)文。
在行文前，不能準確擬定主送機關(guān)。如，黨委授權辦公室向下行文時(shí)，主送機關(guān)擬定為“市委各部委辦局，各縣(市、區)委辦公室”。又如，某單位在內部行文時(shí)，將主送機關(guān)擬定為“各直屬單位，本單位各科室”。
怎樣做才準確規范?
關(guān)于附件
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，附件是公文正文的說(shuō)明、補充或者參考資料;正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內容。
從上述規定可以看出，附件和正文有著(zhù)嚴格的界限。實(shí)踐中，我們需要重點(diǎn)把握以下幾點(diǎn)：
一是分清正文和附件。印發(fā)、轉發(fā)、批轉公文時(shí)，需要使用通知文種。印發(fā)類(lèi)通知主要用于印發(fā)本機關(guān)擬制的、不能單獨行文的公文;轉發(fā)類(lèi)通知主要用于轉發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;批轉類(lèi)通知主要用于上級機關(guān)批準、轉發(fā)下級機關(guān)的公文。
由此可見(jiàn)，所印發(fā)、轉發(fā)、批轉件與印發(fā)、轉發(fā)、批轉通知共同組成一份公文，應該作為主件而不是附件。
在正文中已經(jīng)寫(xiě)明報送、上報等內容的文件，且已在標題中說(shuō)明，無(wú)需作附件標注。比如《×××廳關(guān)于報送2015年工作總結的報告》，不能將2015年工作總結作為附件。
二是規范標注附件說(shuō)明。附件說(shuō)明是公文附件的順序號和名稱(chēng)。
在具體操作中，會(huì )出現不規范標注的情況。如某縣黨委發(fā)文時(shí)，在附件說(shuō)明處標注“附件隨后”“附件3份”“附件列后”等，還有的文件在公文正文中寫(xiě)有“(附件附后)”，這些都是不規范的?！饵h政機關(guān)公文格式》規定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件：1.×××××”);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件名稱(chēng)較長(cháng)需回行時(shí)，應當與上一行附件名稱(chēng)首字對齊。
三是著(zhù)力減少發(fā)文、轉變文風(fēng)。精簡(jiǎn)文件，不但要嚴格控制發(fā)文數量，也要嚴格控制文件篇幅。因此，在審核公文時(shí)，要注意文件篇幅過(guò)長(cháng)、重復發(fā)文等現象，恪守把關(guān)之責，敢于提出審核意見(jiàn)。
開(kāi)頭問(wèn)題中提到，“將已發(fā)的專(zhuān)題會(huì )議紀要、工作報告，作為文件的附件再次印發(fā)”。筆者認為，為了精簡(jiǎn)文件，同時(shí)也便于收文單位更好地理解、貫徹文件，對已發(fā)文件，如有必要，可以在文件中適當引用強調，重申要求，不要再作為附件一印了之。
關(guān)于主送機關(guān)
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
向上級機關(guān)的行文，原則上主送一個(gè)機關(guān)。向下級機關(guān)的行文，主送需要貫徹執行、辦理公文和應當知曉公文內容的機關(guān)。普發(fā)性公文的主送機關(guān)應保持相對穩定性，一般不能隨意變動(dòng)。
要準確把握和標注主送機關(guān)，需要注意以下幾方面：
一是選準主送對象。主送機關(guān)的確定，離不開(kāi)行文關(guān)系。區分領(lǐng)導關(guān)系、指導關(guān)系、管理關(guān)系、協(xié)作關(guān)系等之后，才能根據隸屬關(guān)系和職權范圍確定行文的方向，然后再定向什么機關(guān)、單位主送。
比如，黨委、政府的部門(mén)在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門(mén)行文，也可以依據職權相互行文。前者是指導關(guān)系，可以向其發(fā)文部署工作任務(wù)，后者就是不相隸屬關(guān)系，可以相互發(fā)布、傳達要求周知或者執行的事項。
再如，受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個(gè)上級機關(guān)行文，只能主送一個(gè)，視情況可抄送另外一個(gè)，不能同時(shí)主送兩個(gè)。
二是規范名稱(chēng)表述。主送機關(guān)常見(jiàn)的標注形式有：
全稱(chēng)。如“xx省人民政府”，就是全稱(chēng)。只要主送機關(guān)名稱(chēng)不是很長(cháng)，一般采用全稱(chēng)。
規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。比如，xx省工業(yè)和信息化委員會(huì )，規范簡(jiǎn)稱(chēng)是“xx省工業(yè)和信息化委”或“省工業(yè)和信息化委”，而不是“xx省工信委”或“省工信委”。
統稱(chēng)。即同級或者同類(lèi)型機關(guān)概括性的總稱(chēng)，一般用于下行文。工作中，較常見(jiàn)的是主送給同一級的各單位，如，各省(自治區、直轄市)黨委，中央各部委等。
主送機關(guān)的順序一般按照重要程度排列。我們一般按照先外后內、黨政軍群的順序排列，通常是同類(lèi)型機關(guān)內同級機關(guān)之間用頓號分隔，不同類(lèi)型機關(guān)之間用逗號分隔。
開(kāi)頭問(wèn)題中所指的辦公室經(jīng)黨委授權向下級行文，建議改為“各縣(市、區)黨委，市委各部委，市直機關(guān)各單位黨組，各人民團體黨組”。
開(kāi)頭問(wèn)題中所指的單位內部行文問(wèn)題，主送機關(guān)可以規范為“機關(guān)各科室，各直屬單位”，做到分類(lèi)明晰、使用一致即可。
三是掌握特殊情況。有的無(wú)須標注主送機關(guān)。一些文種，比如，決議、命令(令)、公告、通告、公報、紀要，通常是不需要標注主送機關(guān)的，決定、意見(jiàn)可以標也可以不標(黨的機關(guān)公文一般不標)。有些無(wú)主送機關(guān)的公文，一般要確定印發(fā)傳達范圍，比如，公開(kāi)發(fā)布、發(fā)至縣級等。
有的主送機關(guān)標注較靈活，比如，有的公文發(fā)至特定范圍或部分單位，可以只標注需要受文的機關(guān)、單位。只主送一個(gè)或者幾個(gè)單位的，應將單位名稱(chēng)一一列出。主送部分同類(lèi)同級單位的，比如，市委有關(guān)部委、市直機關(guān)有關(guān)單位等，要在附件標出具體單位，或是提供受文單位名單。
有的主送機關(guān)較多?！饵h政機關(guān)公文格式》規定，主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應當將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時(shí)，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)的上一行，之間不加分割線(xiàn)。