海運貨運代理出口業(yè)務(wù)是從承攬和接受貨物開(kāi)始，安排貨物裝船，運至國外目的地，并將貨物送交收貨人的過(guò)程。
1、海運貨運代理出口業(yè)務(wù)環(huán)節
(1)攬貨
在競爭激烈的貨代業(yè)務(wù)中，大多數貨代以廣告、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等來(lái)爭取更多的貨源，也有用降低運費或以不同名目的回扣、暗扣等手段來(lái)爭取貨源。大的貨運代理與班輪公司和發(fā)貨人之間都有臨時(shí)的或長(cháng)期的代理協(xié)議，這樣既可以保證班輪公司的利益，又可以保證貨物能及時(shí)運出。
(2)訂艙
一般是發(fā)貨人預先向船公司或貨運代理申報計劃，在規定的時(shí)間內向船公司或貨運代理遞交具體的訂艙單。
(3)裝船前的準備工作
在通常情況下，根據訂艙委托，船公司在指定的時(shí)間內將指定船舶開(kāi)抵指定港口受載。-在船舶到港之前，貨運代理必須做好下列裝船準備工作。
①將所有訂艙托運單按不同港口分別編出提單號，寫(xiě)上船名，并根據訂艙托運單上的內容編制成配船清單，并制出清潔提單。
②將訂艙托運單連同提單一起交船務(wù)代理簽單，以便船務(wù)代理及時(shí)繕制出貨清單，畫(huà)出積載圖草圖。
③貨運代理應在裝船之前或船舶到港之前將所有貨物齊集港口，以便船只到港后能及時(shí)裝運。
④貨運代理應在裝船前憑全套報關(guān)單據(包括報關(guān)單、出庫單或裝箱單及所需官方證明，如許可證、商檢證、免疫證等)，向海關(guān)申報，海關(guān)審核無(wú)誤后方可裝船。
⑤到港船舶必須適合貨物裝運，特殊情況下應申請商檢部門(mén)對船舶進(jìn)行檢查，并出具適合裝運的證明。
(4)裝運
貨運代理在裝船時(shí)應派人做好裝船現場(chǎng)監裝工作，做好現場(chǎng)記錄，掌握進(jìn)度，及時(shí)處理意外事故，以便維護貨主方利益，保證裝船質(zhì)量。
(5)船舶離港后的善后工作
船舶離港后，貨運代理應做好如下善后工作。
①發(fā)送提單。貨運代理憑大副收據到船代理處換取清潔提單，并及時(shí)將提單送交發(fā)貨人，以保證及時(shí)結匯。
②處理退關(guān)、短裝、漏裝貨物。如果貨物沒(méi)有及時(shí)發(fā)送或因單證不齊不能報關(guān)，則需辦理退關(guān)。在可以分批的情況下，部分貨物已裝船，另外部分貨物因缺貨或因破損等原因沒(méi)能裝上船，稱(chēng)為短裝；在不可分批或用集裝箱運輸情況下，整批貨物或整箱貨物未能裝上船，稱(chēng)為漏裝。
船舶離港后，貨運代理應及時(shí)開(kāi)出退關(guān)、短裝通知書(shū)給發(fā)貨人，以便發(fā)貨人及時(shí)處理。需再出運的貨物，發(fā)貨人應重新補辦托單訂艙；漏裝貨物應安排最早的航次補出。
③拍發(fā)起運電報。船舶離港后應立即向收貨人發(fā)出離港電報。電報內容包括信用證號或合同號、毛重、凈重、金額、品名、船名、裝期、起航日等，以便收貨人做好提貨準備。
④做好航次小結。貨運代理應在船舶離港后及時(shí)做出航次小結，以備存查。
2．海運貨運代理出口貨物單證
海運貨運代理出口貨物單證主要包括商業(yè)單證和官方證明。商業(yè)單證主要是指國內運輸單據和結匯單據；官方證明主要指出口許可證、商檢證、危險品包裝鑒定使用證書(shū)。
1)商業(yè)單證
商業(yè)單證主要指托運單、出口貨物明細單、出口貨物報關(guān)單、提單等。如果是集裝箱運輸，在出口運輸業(yè)務(wù)過(guò)程中還要使用裝箱單、設備交接單、碼頭收據等。
出口貨物明細單也叫“分析單”，是發(fā)貨人根據信用證或合同制作的一種單據，有固定格式。出口貨物報關(guān)單是出口企業(yè)向海關(guān)申請出口，海關(guān)憑證放行的一種重要單據。出口貨物報關(guān)單由海關(guān)統一印制。出口公司或貨運代理對報關(guān)單上所有項目都要認真、正確無(wú)誤地填寫(xiě)，各項內容必須與實(shí)際貨物及交驗的單證一致，即單(報關(guān)單)、貨(實(shí)際貨物)、證(證明文件)三者相符。出口貨物報關(guān)單格式見(jiàn)海關(guān)總署發(fā)布的《中華人民共和國海關(guān)進(jìn)出口貨物報關(guān)單》式樣。
2）官方證明
（1）出口許可證
出口許可證是國家批準某些商品出口的證明文件。各出口單位在出口前必須分商品品種向商務(wù)部、商務(wù)部駐口岸特派員辦事處和各省、市、自治區、計劃單列市的經(jīng)貿廳（委、局）申領(lǐng)出口許可證。凡屬于實(shí)施許可證管理范圍的出口商品，在出口報關(guān)時(shí)必須附有出口許可證，否則海關(guān)不會(huì )接受其報關(guān)。
（2）商檢書(shū)
商品檢驗書(shū)是商檢機構簽發(fā)的證明商品檢驗結果的書(shū)面文件。在國際貿易中，商品檢驗證明書(shū)的作用是作為議付貨款的一種單據，如果檢驗證明中所列項目或檢驗結果的信用證中規定不符，有關(guān)銀行可以拒絕議付貨款，作為證明交貨的品質(zhì)、數量、包裝及衛生條件等是否符合合同規定的，依雙方可以憑此作為索賠或理賠的依據。我國商品檢驗部門(mén)對進(jìn)出口商品出具的檢驗一律稱(chēng)為“檢驗證書(shū)”。