“我們公司的采購最好干了，油水多還不受監督?！?br>在筆者參與的一次采購合規管理咨詢(xún)中，在向其他部門(mén)收集對采購部的評價(jià)時(shí)，一位相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導毫不掩飾的說(shuō)出自己的看法。
關(guān)于油水多，作為咨詢(xún)顧問(wèn)的筆者不便深問(wèn)，無(wú)非就是某個(gè)采購員找供應商索要回扣之事敗露，甚至背后還有采購領(lǐng)導者的影子，old story。
這些捕風(fēng)捉影的事情對咨詢(xún)無(wú)益。
但是對于“不受監控”的說(shuō)法，我是非管不可，因為這涉及到組織和流程的健康度。
01
“不受監督”
“不受監督是指?”我深挖。
“他們與供應商的議價(jià)過(guò)程不透明，沒(méi)有其他部門(mén)在場(chǎng)?！边@位領(lǐng)導振振有詞。
我更加疑惑了，接著(zhù)問(wèn)：“可是，其他部門(mén)在場(chǎng)有什么用呢?
據我所知，采購部已經(jīng)規定，每次議價(jià)至少會(huì )派兩個(gè)人參與，符合“four eyes principle ”。
而且，如果有其他部門(mén)，如需求部門(mén)參與，一旦出現貪腐問(wèn)題就說(shuō)不清了，因為需求部門(mén)也可能與供應商有不清不楚的關(guān)系?！?br>這位領(lǐng)導聽(tīng)了我的說(shuō)辭，有些賭氣的說(shuō)：“身正不怕影斜，我就想知道采購部到底怕什么?”
我趕緊解釋說(shuō)：“這不是怕不怕的問(wèn)題，而是如何有效監控的問(wèn)題。
請問(wèn)，相關(guān)部門(mén)參與議價(jià)，除了增加管理費用，能給企業(yè)帶來(lái)什么價(jià)值?
即使采購與供應商有不正當關(guān)系，你們參與議價(jià)能看出來(lái)嗎?
可能人家早就溝通好了，議價(jià)只是走個(gè)過(guò)程，你們能找到什么證據呢?”
這位領(lǐng)導把我的話(huà)聽(tīng)進(jìn)去了，想了一會(huì )，無(wú)奈的說(shuō)：“是老板要求我們這么做的。
之前出現過(guò)采購員的貪腐行為，導致老板不再信任采購部，轉而要求其他部門(mén)監控采購部?！?br>我點(diǎn)了點(diǎn)頭，說(shuō)：“目的沒(méi)錯，采購工作一定要受到監控，否則什么亂子都能出。
但是，這不能靠人治，而要靠法治。
據我觀(guān)察，你們公司除了安排相關(guān)部門(mén)參與采購工作的過(guò)程，還安排你們參與定商定價(jià)與采購合同的審批。
我就問(wèn)你，你在審批采購合同時(shí)，會(huì )把所有采購合同從頭到尾讀一遍嗎?合同出問(wèn)題你負什么責?”
“哈哈，我們公司從來(lái)都是誰(shuí)干活誰(shuí)負責?！睂Ψ讲缓靡馑嫉男α?。
“哈哈，看來(lái)，在你們公司當官最合適?！蔽乙残α?。
02
采購內控
聊到這里，不知有多少讀者感同身受。
沒(méi)錯，以上描述的場(chǎng)景，就是絕大多數企業(yè)對采購的監控辦法，不但低效，甚至無(wú)效。
要知道，采購的內控可不是這么管的。
采購內控的管理重點(diǎn)是事事有規定，事事有監督，必須邀請相關(guān)部門(mén)共同決策，決策的過(guò)程和結果必須公開(kāi)透明。
這就對采購領(lǐng)導者的管理能力提出了極大的挑戰。
一方面采購領(lǐng)導者要爭取到高層的充分授權，確保采購戰略能夠貫徹到底，打造一直強執行的采購團隊。
甚至能夠推動(dòng)其他部門(mén)執行采購戰略以便形成合力，決不允許“上有政策、下有對策”的現象出現。
另一方面，采購領(lǐng)導者要通過(guò)科學(xué)的內控管理令高層及相關(guān)部門(mén)放心。
其理論基礎是，只有在強監控的情況下，采購領(lǐng)導者才能擁有強執行的權力，才能通過(guò)強執行來(lái)獲得最大的業(yè)績(jì)，從而不斷提升采購部的地位。
否則采購部不是因為沒(méi)有權力而地位低下，就是因為不受監控而烏煙瘴氣。
可見(jiàn)，想要同時(shí)做到強執行與強監控，采購管理者首先要做到科學(xué)的內控管理。
03
內控管理
怎么做呢?
內控管理一定要打組合拳。
經(jīng)過(guò)調研，筆者總結以下五點(diǎn)：
01
采購部?jì)炔恳龅蕉嗉壒芾?br>例如總監—經(jīng)理—主管—采購員。
注意，每個(gè)級別都要有清晰的權責利，不是說(shuō)老大指揮，小弟背鍋。
而是老大干錯老大背鍋，小弟可以向公司獨立的內控部門(mén)告發(fā)老大的違規行為，真正做到相互監督。
這一點(diǎn)對企業(yè)的合規管理水平要求很高，在現實(shí)中往往只有世界500強企業(yè)才能做到。
02
規定到細節，堅決零容忍
例如，采購員不得接受供應商的吃飯邀請。
只能接受帶有供應商的公司logo的禮品，且價(jià)值不得高于200元。
不得在未簽署保密協(xié)議的情況下向供應商發(fā)送圖紙等等。
一旦發(fā)現違規行為，必須堅決執行“零容忍政策”，立即開(kāi)除，決不允許討價(jià)還價(jià)。
03
按不相容原則梳理崗位職責
不相容原則的目的是防止任何人在一個(gè)組織中在犯錯的同時(shí)能夠掩蓋錯誤。
因此，提出采購需求的崗位、定商定價(jià)和下發(fā)訂單的崗位、驗收入庫的崗位和付款的崗位都應該由完全不同的人來(lái)?yè)巍?br>在采購部?jì)炔?，采購領(lǐng)導者可以繼續將尋源、招標、下單與供應商管理的職能拆分給不同的人負責，保證過(guò)程透明、采購陽(yáng)光。
04
組成采購委員會(huì )
在關(guān)鍵決策點(diǎn)(如定商定價(jià)、供應商的退出等)，由多個(gè)內部相關(guān)方共同決策，而不是采購部自行決定。
但是，采購部作為代表公司與供應商進(jìn)行商務(wù)交流的唯一授權窗口，不應允許其他部門(mén)參與其中，否則一旦出現不合規的問(wèn)題無(wú)法追責。
05
建立多級審查制度
采購部門(mén)內部既要定期對采購部的組織、流程和記錄自查，確保合規，也要監督其他部門(mén)在與供應商來(lái)往時(shí)的合規性。
公司的內控部要定期對各部門(mén)(包括采購部)進(jìn)行全面審查。
外審機構每年也要對采購部進(jìn)行全面審查。
要知道，在各級審查中發(fā)現的任何采購違規問(wèn)題，采購領(lǐng)導者都難逃其咎。
因此，內控管理是一件采購領(lǐng)導者無(wú)論怎么強調都不過(guò)分的事情。
只有做好以上五點(diǎn)，采購領(lǐng)導者才能讓老板放心、相關(guān)部門(mén)滿(mǎn)意、員工服氣，用科學(xué)的內控管理?yè)Q取強執行的權力，從而為企業(yè)創(chuàng )造價(jià)值，提升采購部的地位，獲得更大的個(gè)人發(fā)展空間。
本文來(lái)源于羅戈網(wǎng)，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，如有侵權可聯(lián)系刪除，文章所用圖片來(lái)源于網(wǎng)絡(luò )，文章圖片如有侵權可聯(lián)系刪除。