倉庫管理是企業(yè)管理的重要組成部分，現代企業(yè)倉庫普遍采用軟件系統對于庫存進(jìn)行管理。
一些系統出于實(shí)用性考慮一般設計庫存人員可以任意調整庫存數據中的生產(chǎn)日期、批次號、庫存數量等其他數據，但如果調整不當很容易造成庫存管理混亂。
本文將從庫存調節出現的原因、弊端入手，與大家共同如何探討科學(xué)調整庫存這一話(huà)題。
為什么會(huì )出現庫存調整
盤(pán)點(diǎn)結果有差異時(shí)，經(jīng)常要用到庫存調整。處理盤(pán)點(diǎn)差異要么是增減實(shí)物庫存數量，以使其與賬務(wù)庫存數量一致;要么是增減賬務(wù)庫存數量，使其與實(shí)物庫存數量一致。我們這里所講的庫存調整，就是后一種，通過(guò)增減賬面庫存數量，使其與實(shí)物庫存保持一致。
大多數倉庫從業(yè)者以及倉庫軟件設計者將庫存調整理解成直接修改庫存數據，以達到平衡庫存實(shí)物數據和賬面數據;理由是這樣做速度快、效率高、簡(jiǎn)單明了，好理解，我們將此做法稱(chēng)為狹義的庫存調整。
那么，直接修改庫存就一定好么。按照辯證的觀(guān)點(diǎn)，所謂有利必有弊;得了便宜的事情，必然會(huì )在其他地方給你帶來(lái)麻煩。
直接修改庫存是舍本逐末，治標不治本
大部分的倉庫數據差異，都是因為業(yè)務(wù)流程管理中的失誤造成的;要糾正這些錯誤，應該是從業(yè)務(wù)過(guò)程中去調整，而不是直接修改這個(gè)結果。
因為即使修改了結果，錯誤的業(yè)務(wù)過(guò)程也還是存在的，你沒(méi)有消除錯誤業(yè)務(wù)過(guò)程帶來(lái)的痕跡。
舉個(gè)例子，因為超發(fā)(也就是實(shí)際出貨數量多于出庫單的出貨數量)導致的盤(pán)虧結果，這種情況下，實(shí)際庫存是準確的，賬面庫存是不準確的。通過(guò)庫存調整，直接減少賬面庫存，表面看起來(lái)，賬面庫存改正確了，數據也都平衡了。
但果真如此么，雖然賬面庫存正確了，但超發(fā)部分商品的裝卸費、運費怎么辦;因為你直接修改的是庫存數據，而出庫單上沒(méi)有記錄超發(fā)部分的作業(yè)內容。
再換一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，即使我們不考慮費用的問(wèn)題。
解決超發(fā)問(wèn)題，直接修改庫存而不是修改出庫單，會(huì )導致另外一個(gè)麻煩：和客戶(hù)對賬的時(shí)候會(huì )引起更多的歧義?？蛻?hù)的出庫單數量是準確的，而wms出庫單的數量是少的，但最終雙方庫存是一樣的。
其直接修改庫存違背了信息化的初衷。信息化本身是經(jīng)歷了不同階段的，第一階段是從紙質(zhì)化向表格化演變;第二階段是從表格化向軟件化演變(雖然后面有大數據、云計算、saas等時(shí)髦詞匯，但基礎仍然還是軟件)。
從紙質(zhì)化向表格化演變，只是改變了一下記錄數據的介質(zhì)，管理的對象仍然是數據(如庫存數量)。
而從表格化向軟件化演變，是希望透過(guò)現象看本質(zhì)，通過(guò)軟件來(lái)實(shí)現業(yè)務(wù)流程管控。
至少在真正的管理者眼里，過(guò)程比結果更重要(流程比數據更重要)。管理的本質(zhì)是通過(guò)引導一系列的過(guò)程(活動(dòng))來(lái)達到最終目的。
直接修改庫存打亂了倉庫的賬物平衡體系。會(huì )計基本準則中遵循“有借必有貸，借貸必平衡”的原則;倉庫管理中也遵循類(lèi)似的原則，那就是“有出必有進(jìn)，進(jìn)出必平衡”。
如果直接去修改庫存數，則打破了這個(gè)平衡準則。倉庫管理系統不僅僅是管理數量;更多的體現在貨位管理、生產(chǎn)日期批次號、先進(jìn)先出、保質(zhì)期、庫齡及周轉率等內容上。在做產(chǎn)品出庫的時(shí)候，經(jīng)常要知道出的是什么商品、從哪個(gè)貨位、選擇哪個(gè)批次號(先進(jìn)先出等原則)等，這些內容不是無(wú)中生有的，而要從入庫過(guò)程中的各種歷史記錄中繼承過(guò)來(lái)。直接修改是無(wú)法維持正常作業(yè)的。從這個(gè)角度去看，狹義的庫存調整，只能會(huì )把倉庫的賬物體系搞得越來(lái)越亂。
允許直接修改庫存導致責任認定的麻煩。雖然我們一直說(shuō)，倉庫業(yè)務(wù)中出了差錯，一定是先辦事后辦人;大家都不希望員工因為害怕錯誤而噤若寒蟬，更不希望老板對犯錯的員工表現得兇神惡煞。但任何事情都要講究實(shí)事求是，追查錯誤根源，是為了讓員工們有更多的責任心，吸取足夠的教訓，總結更多的經(jīng)驗和措施。但是，直接改庫存實(shí)在是太方便了，方便到有些員工只要做錯了賬，就直接來(lái)修改庫存，而不去好好分析錯誤的原因，找出正確的糾正和預防措施。
總之，庫存調整功能，就相當于在正常的倉庫業(yè)務(wù)下開(kāi)了一個(gè)超級大的后門(mén)程序。不管它的功能表現得有多強大，它和正常的倉庫業(yè)務(wù)是格格不入的。所以要保持庫存的正常運行在調整的實(shí)際操作中一定要注意把握限度。
如何合理使用庫存調整
狹義上的庫存調整(直接修改庫存數)雖然有這樣那樣的弊端，但還是有其特定的用處，尤其在應付緊急情況下，作為迫不得已的辦法。
業(yè)務(wù)需要。有時(shí)候為了保證庫存準確性，為了保持在客戶(hù)面前的良好業(yè)務(wù)形象，通過(guò)人工干預來(lái)調整一下庫存，以確保和客戶(hù)賬面庫存一致。雖然我們認為這種做法無(wú)異于飲鴆止渴，但至少逃過(guò)了一關(guān)，至于會(huì )不會(huì )導致后一關(guān)更難。
賬面上確實(shí)沒(méi)庫存了，但倉庫里又確實(shí)有東西，這東西的來(lái)源確實(shí)沒(méi)搞明白，也來(lái)不及搞明白，這時(shí)候只能先調整一下庫存數，先把貨發(fā)出去再說(shuō)。
當然了，在做完調整之后，在發(fā)完貨之后，還需要一步一步地再調整回來(lái)，然后再追貨物來(lái)源，再做業(yè)務(wù)調整。
庫存調整實(shí)際是在日常操作中給我們開(kāi)了一扇后門(mén)，讓我們對于一些事項進(jìn)行應急處理，一旦這種應急處理變成常規工作，那必然在按部就班的日常工作中制造混亂，所以倉庫管理人員一定要把握好使用的度，使其真正發(fā)揮作用。
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