1、貨物清單–manifest
有任何修正都要馬上更新貨物清單–承運人或其代理在裝貨港出具的貨物清單，不管是一般文本還是電子文本的應時(shí)刻更新。
2、當在收到任何關(guān)于放貨的指示后立即通知進(jìn)口業(yè)務(wù)人員–如由運費預付變更為運費到付，在目的港扣貨的指示或者收貨人的變更任何耽擱都可能導致重要指示在貨物已被交付以后才到達進(jìn)口業(yè)務(wù)人員處。
3、提貨單–deliveryorders
將提貨單復印件和相應的提單一起歸入航次文檔中，最好根據船舶/航次/提單號的順序對文件進(jìn)行歸檔。將文件副本轉送至有關(guān)碼頭或倉庫–可以發(fā)送一份傳真或電子郵件告知提貨單的具體內容以幫助完成有關(guān)手續但倉庫不應以此來(lái)代替正本文件。
4、晚上和辦公室無(wú)人時(shí)，如午飯時(shí)間，空白提貨單和已簽署的提貨單都應鎖好。
5、不要把提貨單留在外面供人自行提取。[4]