在對某企業(yè)的審計中,審計人員通過(guò)系統分析了該企業(yè)物流方面存在問(wèn)題,結合該單位對其庫存采購等方面進(jìn)行改造的需要,親歷了該企業(yè)進(jìn)行信息化管理物流的整個(gè)過(guò)程,該系統建設屬于一個(gè)非常典型的物流信息化管理系統,對于我國許多國有企業(yè)有一定的借鑒作用,可以從現代企業(yè)發(fā)展的要求出發(fā),達到完善企業(yè)物流庫存管理工作的目的。
一、企業(yè)物流管理現狀及信息化管理物流的目標
該企業(yè)在庫存管理以及物流方面存在管理手段落后,庫站分散、信息溝通不暢,同類(lèi)設備多、備件重復儲備、數據“孤島”無(wú)法共享等問(wèn)題。這些問(wèn)題有其單位自身的特性,但大部分屬于我國企業(yè)庫存管理上的共性問(wèn)題。企業(yè)決定嘗試通過(guò)信息化建設加強對物流網(wǎng)絡(luò )管理。設計企業(yè)以計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為手段,通過(guò)再造業(yè)務(wù)流程,建立規章制度,整合管理資源,扁平化管理和軟件研發(fā),通過(guò)開(kāi)發(fā)已實(shí)現“數字化物流”系統,同時(shí)通過(guò)接口開(kāi)發(fā)與企業(yè)的財務(wù)系統互聯(lián),努力實(shí)現企業(yè)資金流、物流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”。通過(guò)系統建設,預計庫房流動(dòng)資金周轉將提高一倍,周轉天數降低46.4天,節約庫房流動(dòng)資金占用5 000萬(wàn)元,節約銀行利息250萬(wàn)元。
二、企業(yè)現狀要求通過(guò)信息化建設加強物流管理
首先從物資管理自身需求來(lái)看,一是分散的物資管理,會(huì )造成庫存流動(dòng)資金占用較大,企業(yè)上年度庫存流動(dòng)資金占用1.86億元;二是庫存積壓物資龐大,重復采購。由于信息不能共享,同類(lèi)儲備很難綜合調劑。積壓物品,將影響生產(chǎn)成本;三是手工記賬,無(wú)法高效準確地對物品進(jìn)行分類(lèi)管理。倉庫盤(pán)點(diǎn)往往出現物品數量和賬目不符的情況,管理人員多,工作效率低;四是單個(gè)微機庫存管理,形成企業(yè)內部封閉的信息孤島,很難全面及時(shí)地掌握庫存物資的動(dòng)態(tài)信息。
其次從物資使用單位需求來(lái)看,一是計劃處理反饋不及時(shí)。計劃上報后,是否正常處理、合同簽訂情況、供應商情況、到貨情況使用單位不掌握,以致計劃重復上報;二是對單位物資庫存分布情況和實(shí)時(shí)成本情況無(wú)法監控,調劑成本的現象時(shí)有發(fā)生,成本不實(shí);三是分散的采購和儲備管理,不能發(fā)揮集中采購的競爭優(yōu)勢;四是成本實(shí)時(shí)監控管理的要求越來(lái)越迫切,部分制造部門(mén)已經(jīng)提出物資核算到車(chē)間班組機臺的內部管理要求。
最后從監管的角度看,一是財務(wù)和業(yè)務(wù)沒(méi)有實(shí)現一體化,不能及時(shí)準確的反映市場(chǎng)的價(jià)格變動(dòng)情況、物資到貨情況、估價(jià)入賬的明細情況,財務(wù)核算不及時(shí);二是管理手段的落后,造成了管理機制上的漏洞。急需的物資進(jìn)不來(lái),不急需的長(cháng)線(xiàn)物資占用庫存,計劃上報和預算管理脫節;三是供應商及付款管理不夠規范;四是傳統的手工統計方法,滯后的信息反饋,難以滿(mǎn)足現代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過(guò)對企業(yè)物流庫存管理進(jìn)行重新流程設計,實(shí)現流程全程計算機規范化管理,通過(guò)計算機控制物流工作。首先用料部門(mén)直接在內部網(wǎng)上提出物資需求計劃,單位專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)上匯總,各級領(lǐng)導在網(wǎng)上審批,交庫領(lǐng)用后的質(zhì)量監控反饋網(wǎng)上閉環(huán)管理流程。其次規范招標采購流程,加強供應商管理,實(shí)現中標信息網(wǎng)上傳遞。同時(shí)約束合同標底、供應商,由計算機生成合同,依據合同按照生產(chǎn)進(jìn)度需求合理交庫。第三規范交庫、應付款掛帳的業(yè)務(wù)流程。交庫單全部依據合同生成,應付款依據發(fā)票和驗收入庫單自動(dòng)生成,abc方式付款結果自動(dòng)形成。通過(guò)上述流程規范了庫房管理的業(yè)務(wù)流程,徹底甩掉傳統的手工記賬流程。同時(shí)審計建議配合新業(yè)務(wù)流程完善各項規章制度,形成各環(huán)節工作人員相互監督制約機制,加強系統制約功能。
具體實(shí)施思路。業(yè)務(wù)系統和財務(wù)系統建設通過(guò)建立預算、計劃、招投標、合同、交庫、資金、統計七大功能模塊,從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個(gè)閉環(huán)控制系統。
(一)計劃閉環(huán)控制系統。計算機系統依據年度預算指標,按月均形成分類(lèi)預算,限定月需求計劃。各用料部門(mén)上報月需求計劃,匯總后網(wǎng)上三級審核上傳計劃到供銷(xiāo)部門(mén)。超預算計劃,計算機系統自動(dòng)鎖定無(wú)法輸入審核。計劃必須在指定日期前在網(wǎng)絡(luò )上傳遞。通過(guò)上述控制提高上報需求計劃的準確性和及時(shí)性,使物資管理部門(mén)對月消耗做到心中有數,由事后統計轉為事前控制。
(二)合同閉環(huán)控制系統。采購人員接到月需求計劃后,要先利用庫房管理系統,查詢(xún)當時(shí)全部庫存信息,進(jìn)行利庫處理,無(wú)庫存由計劃人員確定采購方案,由招標人員審核投標方資格,提交招標管理委員會(huì )進(jìn)行招標。采購人員、計劃人員、招標人員三方職權分離,形成互相監督、制約的透明機制。一旦招標委員會(huì )確定中標渠道和價(jià)格后,由采購人員在系統中起草機制采購合同文本,合同管理人員按中標通知書(shū),審核機制合同。任何人無(wú)權修改中標結果。
(三)入庫核銷(xiāo)資金閉環(huán)控制系統。采購人員依據計劃及采購合同,在網(wǎng)上開(kāi)具機制入庫單。入庫單上標明供應商名稱(chēng)、合同編號、品名規格、計量單位、計劃入庫數量等。保管員直接在網(wǎng)絡(luò )上填寫(xiě)實(shí)際交庫量,系統自動(dòng)在合同中減去所開(kāi)具的物資數量,入庫單數量必須小于等于合同所剩數量,超合同數量與無(wú)合同不能開(kāi)具機制入庫單。
(四)查詢(xún)閉環(huán)控制系統。供銷(xiāo)部門(mén)物資管理工作業(yè)務(wù),全部通過(guò)計算機系統完成,計算機完成的每一項操作在系統中都留有記載,從面實(shí)現通過(guò)系統對計劃、招標、合同、入庫、出庫、資金占用、掛賬、付款信息的查詢(xún),為實(shí)時(shí)了解各環(huán)節工作狀態(tài)起到了關(guān)鍵作用,并形成了監督制約保證體系,促進(jìn)了規范化管理。 上述系統的實(shí)施可以有效地保護企業(yè)的商業(yè)秘密和工作秘密。數字化物流系統,將全部物流信息存儲在系統中,它不會(huì )因為任何個(gè)人工作變動(dòng),而使某些有價(jià)值的信息數據遺失。系統在應用過(guò)程中,按制度規定設定各級人員工作權限、開(kāi)機進(jìn)入應用系統的密碼,與本工作無(wú)關(guān)的人員,無(wú)法進(jìn)入系統中查看相關(guān)信息,進(jìn)一步提高了企業(yè)保密工作管理水平。