今年的市場(chǎng)行情就像是跌宕起伏的電視劇，在疫情剛爆發(fā)的那陣子，沒(méi)人能預料接下來(lái)的市場(chǎng)走勢會(huì )是怎樣，是斷崖似的下滑，還是v型反彈，任何人都不敢打包票。
在充滿(mǎn)大量不確定性的情況下，采用保守的經(jīng)營(yíng)策略總是沒(méi)錯的。該投資的項目緩一緩，該擴張的產(chǎn)能停一停，等形勢明朗了再說(shuō)。事實(shí)上經(jīng)濟恢復的速度很快，中國第三季度gdp同比增長(cháng)4.9%，很多行業(yè)都已經(jīng)恢復正常，甚至是超過(guò)了3月份時(shí)做的全年預測。
訂單來(lái)的太多太快，制造商還沒(méi)有做好準備，難免要手忙腳亂，這時(shí)候溝通就顯得尤為重要了。
首先是與客戶(hù)的溝通，要及時(shí)回復確認訂單交付的時(shí)間和數量。更重要的溝通在企業(yè)內部，對接客戶(hù)的銷(xiāo)售客服要起到很好的溝通橋梁作用，把重要的需求信息準確地傳遞給內部各職能部門(mén)，包括生產(chǎn)、采購、物流等。
如何做好供應鏈組織內外的溝通?這里有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)供大家參考。
一、做好及時(shí)溝通
及時(shí)溝通是為了減少可能的損失，換句話(huà)說(shuō)，就是避免一些不受歡迎的驚喜。不管是好消息、壞消息，都需要及時(shí)通報。
以前我在工廠(chǎng)做供應鏈經(jīng)理的時(shí)候，就經(jīng)常和我的團隊講，有任何的問(wèn)題，都要及時(shí)告訴我。特別是他們搞不定的事情，千萬(wàn)不要藏著(zhù)掖著(zhù)，比如供應商不肯按時(shí)送貨，造成生產(chǎn)停線(xiàn)，或者是送貨去客戶(hù)的卡車(chē)出了車(chē)禍，不能及時(shí)趕到等等。
為什么要強調這點(diǎn)?人總是習慣報喜不報憂(yōu)，怕和領(lǐng)導匯報了壞消息的時(shí)候被批評，所以?xún)A向于等一會(huì )兒說(shuō)，最好是把事情都搞定了再和領(lǐng)導匯報。其實(shí)有些事和匯報工作的員工壓根兒沒(méi)關(guān)系，不是他們的原因造成的，但是他們害怕受到牽連。
可是到最后，當員工發(fā)現自己搞不定了，再來(lái)找我尋求幫助的時(shí)候就會(huì )錯過(guò)最佳處理問(wèn)題的時(shí)機，純粹把我當成救火隊長(cháng)了。
所以我和團隊經(jīng)常講，有問(wèn)題要第一時(shí)間舉手，要及時(shí)溝通，不要留到最后一刻。造成的結果是什么呢?我二部手機晚上睡覺(jué)從來(lái)不敢關(guān)機，連靜音都不開(kāi)，就怕有什么緊急狀況。搞得我精神壓力非常大，幸好我抗壓能力很強，晚上照樣睡得著(zhù)。
我寧可要這樣的溝通方式，如果是壞消息，早晚都會(huì )來(lái)的，早些知道要比晚知道好。
越早知道，解決方法也越多，最后才被通知的時(shí)候，挽回的余地已經(jīng)很小，可能需要付出高昂的代價(jià)才能補救，所以我們要做好及時(shí)溝通。
二、建立溝通機制
為了確保有效溝通的執行，我們不僅是要及時(shí)溝通，還要一套行之有效的溝通機制。
溝通需要常態(tài)化，比如工廠(chǎng)每個(gè)月都有月度會(huì )議，和全廠(chǎng)員工分享上個(gè)月運營(yíng)的成果，包括安全事故、客訴投訴、銷(xiāo)售目標、人事變動(dòng)等。
供應鏈也有自己的溝通機制，需求側有每月的s&op會(huì )議，重點(diǎn)是溝通產(chǎn)品家族層面，在未來(lái)18-24個(gè)月的需求、庫存、產(chǎn)能和財務(wù)等信息。
生產(chǎn)制造有每周mps會(huì )議，溝通sku層面的訂單、排產(chǎn)、人員安排和原材料等情況。
細分到每天的執行層面的會(huì )議就更多了，包括由上而下的每日例會(huì )，生產(chǎn)現場(chǎng)會(huì )議等等。不管是哪一個(gè)層面的會(huì )議，都應該有一套成熟的會(huì )議流程：
1.誰(shuí)主持，需要誰(shuí)參加?
2.會(huì )前需要準備什么輸入的資料，會(huì )后的輸出是什么?
3.會(huì )議紀要誰(shuí)來(lái)負責，后續的行動(dòng)計劃如何監督落實(shí)?
建立起了溝通機制，才能保證每次會(huì )議用時(shí)短、效率高。大量重要的信息在定期的溝通會(huì )議上被精準地傳遞到各相關(guān)部門(mén)。事先準備好的輸入信息，讓參會(huì )者專(zhuān)注于決策討論，使得會(huì )議在高效的節奏下進(jìn)行，避免了拖拉。
三、傳遞正確信息
我們要把正確的需求的信息傳遞給準確的受眾。比如做生產(chǎn)計劃的人，他需要的是具體的客戶(hù)訂單信息，你給他一份零售店的最終銷(xiāo)售數據，計劃員是沒(méi)有辦法使用和處理的。
在做s&op計劃的時(shí)候，財務(wù)需要的是金額，生產(chǎn)需要的是sku生產(chǎn)的數量，而銷(xiāo)售則是金額和數量都需要。
信息一定要完整地發(fā)送給相關(guān)人員，信息量不足的話(huà)，就會(huì )影響到?jīng)Q策的準確性。
對于排生產(chǎn)計劃的人來(lái)說(shuō)，他需要知道客戶(hù)訂單、逾期訂單、庫存、正常運轉設備數量、工人人數、原材料到貨情況等信息，如果缺少了任何一項，可能都會(huì )對準確排產(chǎn)造成影響。
相反地，信息量太大也會(huì )擾亂人們做出正確的判斷。我們先要把無(wú)關(guān)信息當做噪音排除掉，然后才能關(guān)注到自己想要的信息，每個(gè)職能對于信息的要求是各不相同的。
信息最終的目標是為了決策而服務(wù)，準確、充分的信息才是有用的，過(guò)少或是過(guò)量的信息都會(huì )給決策者帶來(lái)干擾。
四、有效溝通方式
供應鏈人的工作模式可以很靈活，并不一定要采用坐班制，只要有連接內部網(wǎng)絡(luò )的vpn和手機就能在任何地點(diǎn)辦公。
在疫情初期階段，居家辦公被證明是可行的方案，視頻替代了線(xiàn)下會(huì )議。但有效溝通的秘訣就在于人與人之間當面的交流，“見(jiàn)面三分親”，有些話(huà)在郵件這種很正式的溝通渠道里不太方便說(shuō)，而面對面一聊，可能就會(huì )起到事半功倍的效果，一下就能把各自的意圖準確傳遞給對方，然后大家取得共識。
我是不抽煙的，但也常會(huì )和同事去吸煙區陪吸二手煙，不是我喜歡聞煙草的味道，而是為了了解更多關(guān)于生產(chǎn)、質(zhì)量和采購問(wèn)題的情況，這些都是和供應鏈緊密相關(guān)的。
我經(jīng)常在倉庫、車(chē)間，甚至是研發(fā)實(shí)驗室走走，這是我學(xué)習的過(guò)程，也增加了我和內部客戶(hù)溝通的機會(huì )，呆坐在電腦前，你能了解到的信息非常有限。
即使我們去拜訪(fǎng)客戶(hù)和供應商，依然會(huì )發(fā)現維護關(guān)系不是很容易的，必須打起十二萬(wàn)分的精神，才能確保彼此準確地理解了對方的想法和要求。遠程會(huì )議終究無(wú)法代替面對面交流。
要做好有效溝通不容易，更難的是持之以恒，在日常工作中要時(shí)刻提醒伙伴、提醒自己。特別是在疫情影響下的遠程工作模式，讓供應鏈的溝通變得更難了。及時(shí)把準確的信息，用正確的方式，傳遞給正確的人，這是我們長(cháng)期要做好的事情。
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